Privacy Policy

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

1. Informazioni generali

La presente Privacy Policy descrive come The Formula AI S.R.L. tratta i dati personali nell'ambito di Legalcap., piattaforma software as a service che utilizza sistemi di intelligenza artificiale per supportare e automatizzare operazioni legali.

Legalcap consente, tra le altre funzionalità, di effettuare ricerche giuridiche tramite banca dati proprietaria, redigere atti, contratti e pareri, analizzare e revisionare contratti, creare banche dati personali consultabili tramite chat, organizzare il lavoro in fascicoli e invitare altri utenti a collaborare.

Legalcap. utilizza funzionalità agentiche progettate per supportare il ragionamento logico-argomentativo dell'avvocato e per adattare progressivamente gli output allo stile di scrittura dell'utente o dello studio, nei limiti descritti dalla presente informativa.

La presente informativa riguarda:

• la navigazione sul sito web e sulle pagine pubbliche di Legalcap;
• la richiesta di demo, materiali informativi, contatti commerciali o supporto;
• la creazione e gestione dell’account;
• l'utilizzo della piattaforma Legalcap;
• il caricamento, trattamento, analisi e conservazione di documenti, atti, contratti, pareri, fascicoli e banche dati personali;
• le interazioni con funzionalità basate su intelligenza artificiale;
• le comunicazioni informative, formative e commerciali;
• le candidature e collaborazioni con The Formula AI S.R.L.

L'accesso e l’utilizzo di Legalcap. sono inoltre regolati dai Termini e Condizioni, dal Data Processing Agreement, ove applicabile, e da eventuali informative specifiche rese disponibili per singole funzionalità.

2. Titolare del trattamento e punto di contatto privacy

The Formula AI S.R.L. è titolare del trattamento dei dati personali trattati per finalità proprie relative al sito, alla gestione degli account, al rapporto contrattuale, alla sicurezza, alla fatturazione, al marketing, al supporto, alle candidature e all'amministrazione dei Servizi.

Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali puoi scrivere a: info@legalcap.ai

3. Ruoli privacy: titolare e responsabile del trattamento

Legalcap. può trattare dati personali in ruoli diversi, a seconda della finalità.

The Formula AI S.R.L. agisce come titolare autonomo del trattamento quando tratta dati personali per finalità proprie, ad esempio per:

• gestire il sito e la navigazione;
• creare e amministrare gli account;
• concludere ed eseguire il contratto con l'utente o il cliente;
• emettere fatture e gestire pagamenti;
• garantire sicurezza, prevenzione frodi e continuità del servizio;
• inviare comunicazioni informative, operative o commerciali;
• gestire richieste di supporto;
• analizzare dati statistici aggregati sull'uso della piattaforma;
• adempiere a obblighi di legge;
• accertare, esercitare o difendere un diritto.

The Formula AI S.R.L. agisce invece, di regola, come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR quando tratta per conto del cliente dati personali contenuti in documenti, prompt, atti, contratti, fascicoli, banche dati personali o altri contenuti caricati dall'utente nella piattaforma.

In tali casi:

• il cliente o l'utente professionale resta titolare del trattamento dei dati personali contenuti nei propri documenti;
• The Formula AI S.R.L. tratta tali dati solo per fornire le funzionalità richieste;
• il trattamento è disciplinato dal Data Processing Agreement, ove applicabile;
• The Formula AI S.R.L. non utilizza tali dati per finalità incompatibili con la fornitura del servizio;
• The Formula AI S.R.L. non vende i documenti, i prompt, i fascicoli o le banche dati personali degli utenti.

4. Utilizzo dei Servizi

Legalcap. è destinata principalmente a professionisti, studi legali, società, organizzazioni e operatori del settore legale.

Puoi utilizzare Legalcap. e accettare validamente i relativi Termini e Condizioni solo se sei maggiorenne e hai la capacità di concludere contratti vincolanti. Salvo diversa previsione espressa, Legalcap. non è destinata a minori.

5. Basi giuridiche del trattamento

Trattiamo i dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche.

6. Navigazione sul sito

Quando navighi sul sito o sulle pagine pubbliche di Legalcap, possiamo raccogliere automaticamente alcuni dati tecnici.

I dati possono includere:

• indirizzo IP;
• dati di navigazione;
• identificativi online;
• informazioni sul dispositivo;
• browser;
• sistema operativo;
• data e ora di accesso;
• pagine visitate;
• log tecnici;
• informazioni raccolte tramite cookie o tecnologie simili.

Trattiamo questi dati per:

• consentire la navigazione;
• garantire il corretto funzionamento del sito;
• amministrare i sistemi;
• proteggere il sito da attacchi, accessi non autorizzati, bot, scraping abusivo, code injection, DDoS o altri rischi;
• produrre statistiche aggregate;
• migliorare sito e servizi;
• svolgere attività di analytics, marketing o profilazione solo ove consentito dalla normativa applicabile e, quando richiesto, previo consenso.

La base giuridica è il legittimo interesse per cookie tecnici, sicurezza e funzionamento del sito. Per cookie analytics non tecnici, cookie pubblicitari, profilazione o retargeting, la base giuridica è il consenso, ove richiesto. Per maggiori informazioni consulta la Cookie Policy.

7. Form di contatto, demo e risorse

Se compili un form per richiedere una demo, un contatto commerciale, una prova gratuita, materiali informativi, risorse, guide, prompt library, webinar o contenuti simili, possiamo trattare:

• nome e cognome;
• email professionale;
• numero di telefono;
• studio, società o organizzazione;
• ruolo professionale;
• area di interesse;
• contenuto della richiesta;
• eventuali informazioni ulteriori da te inserite nel form.

Trattiamo questi dati per:

• rispondere alla tua richiesta;
• organizzare una demo o una call;
• fornirti materiali informativi;
• attivare eventuali periodi di prova;
• darti informazioni utili su Legalcap;
• gestire trattative precontrattuali.

La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato. Per successive comunicazioni commerciali non strettamente collegate alla tua richiesta, useremo il consenso ove richiesto o il legittimo interesse nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

8. Creazione account e gestione del rapporto contrattuale

Quando crei un account, attivi una prova gratuita, sottoscrivi un piano o utilizzi Legalcap, trattiamo i dati necessari per gestire il rapporto contrattuale.

I dati possono includere:

• nome e cognome;
• email;
• password o credenziali di autenticazione;
• ruolo professionale;
• studio, società o organizzazione;
• indirizzo, sede, codice fiscale, partita IVA, PEC e codice destinatario, ove applicabili;
• dati di fatturazione;
• piano acquistato;
• stato dell'abbonamento;
• dati di pagamento;
• cronologia degli accessi;
• impostazioni dell'account;
• workspace, fascicoli e permessi;
• utenti invitati;
• dati relativi all'utilizzo della piattaforma;
• richieste di supporto;
• feedback, commenti, suggerimenti o segnalazioni.

Trattiamo questi dati per:

• creare e gestire l'account;
• attivare e fornire i Servizi;
• gestire prove gratuite, ordini, rinnovi, upgrade e cancellazioni;
• gestire fatturazione e pagamenti;
• fornire supporto tecnico;
• garantire la sicurezza dell'account;
• dimostrare il corretto adempimento del contratto;
• migliorare Legalcap tramite statistiche aggregate, feedback e analisi interne.

La base giuridica è l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali. Per miglioramento del servizio tramite dati statistici aggregati e feedback, la base giuridica è il nostro legittimo interesse. Per obblighi fiscali e contabili, la base giuridica è l'obbligo legale.

9. Login tramite terze piattaforme

Legalcap può consentire l’accesso tramite sistemi di login federato, ad esempio Google, Microsoft o altri provider di autenticazione.

In tal caso, il provider può comunicarci alcuni dati, come:

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• immagine profilo;
• identificativo dell'account;
• lingua preferita;
• dati tecnici di accesso.

Utilizziamo questi dati per identificarti, creare o gestire il tuo account Legalcap. e consentirti l'accesso alla piattaforma.

La base giuridica è l'esecuzione del contratto e, ove richiesto, il consenso prestato presso il provider di autenticazione.

La modifica o cancellazione dei dati nel tuo account Legalcap. non comporta automaticamente la modifica o cancellazione dei dati presso il provider esterno. Per esercitare i tuoi diritti rispetto a tali dati, dovrai rivolgerti anche al provider interessato.

10. Trattamento di documenti, prompt, fascicoli e banche dati personali

Durante l'utilizzo di Legalcap, gli utenti possono inserire prompt, caricare documenti, creare fascicoli, redigere bozze, analizzare contratti, creare banche dati personali e interrogare tali contenuti tramite chat.

I contenuti caricati o generati possono includere:

• prompt e istruzioni dell'utente;
• atti giudiziari e stragiudiziali;
• contratti;
• pareri;
• lettere, diffide, memorie, ricorsi, comparse, verbali e altri documenti legali;
• documenti di clienti o assistiti;
• documenti di controparti;
• policy e documenti interni;
• dottrina, giurisprudenza, appunti, modelli e template legittimamente detenuti dall'utente;
• fascicoli e relative informazioni organizzative;
• banche dati personali create dall'utente;
• output generati dalla piattaforma;
• note, commenti, feedback e correzioni.

Tali dati sono trattati per:

• fornire ricerche giuridiche;
• analizzare o revisionare documenti;
• redigere bozze di atti, contratti e pareri;
• estrarre informazioni rilevanti;
• confrontare versioni;
• individuare clausole, incongruenze, rischi o punti da verificare;
• consentire la consultazione tramite chat;
• organizzare il lavoro in fascicoli;
• consentire la collaborazione tra utenti invitati;
• personalizzare gli output secondo le preferenze e lo stile di scrittura dell'utente;
• garantire sicurezza, tracciabilità tecnica e corretto funzionamento della piattaforma.

Quando tali contenuti contengono dati personali di clienti, assistiti, controparti o altri terzi, The Formula AI S.R.L. li tratta, di regola, come responsabile del trattamento per conto del cliente.

Si raccomanda agli utenti di caricare solo documenti e dati necessari rispetto alla finalità professionale perseguita e, ove possibile, di anonimizzare o minimizzare i dati personali non necessari.

11. Dati di terzi, dati sensibili e dati giudiziari

Legalcap. può trattare dati personali di soggetti terzi contenuti nei documenti o nei prompt caricati dagli utenti.

Tali soggetti possono includere:

• clienti e assistiti;
• controparti;
• testimoni;
• dipendenti;
• collaboratori;
• amministratori;
• soci;
• fornitori;
• consulenti;
• soggetti coinvolti in procedimenti giudiziari o stragiudiziali;
• altri terzi menzionati nei documenti.

I documenti possono contenere anche categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, come dati relativi a salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, appartenenza sindacale, origine razziale o etnica, vita sessuale o orientamento sessuale.

Possono inoltre contenere dati relativi a condanne penali, reati o misure di sicurezza ai sensi dell'art. 10 GDPR.

Legalcap. tratta questi dati solo nella misura necessaria per fornire le funzionalità richieste dall'utente e nel rispetto delle istruzioni ricevute dal cliente, ove The Formula AI S.R.L. agisca come responsabile del trattamento.

In particolare:

• l'utente è responsabile della liceità del caricamento e del trattamento dei dati dei terzi;
• l'utente deve verificare di avere una base giuridica adeguata per caricare e trattare tali dati tramite Legalcap.;
• Legalcap. applica misure rafforzate di sicurezza, segregazione e controllo accessi;
• Legalcap. non vende i dati caricati dagli utenti;
• Legalcap. non rende disponibili i documenti o le banche dati personali di un cliente ad altri clienti;
• ciascun utente può accedere solo ai workspace, fascicoli, documenti e banche dati per cui dispone di autorizzazione.

Data la natura potenzialmente sensibile dei dati trattati, Legalcap. applica un approccio di privacy by design e privacy by default.

12. Banca dati Legalcap. e banche dati personali

Legalcap. può mettere a disposizione dell’utente una banca dati proprietaria organizzata per finalità di ricerca giuridica e supporto alla redazione.

La banca dati Legalcap può includere materiali giuridici, modelli, fonti pubbliche, fonti istituzionali, contenuti selezionati e contenuti elaborati o organizzati per materia.

Legalcap. può inoltre consentire all’utente di creare banche dati personali, nelle quali caricare documenti propri o del proprio studio da consultare tramite chat e da utilizzare come base di conoscenza per la generazione di output personalizzati.

Le banche dati personali:

• sono separate da quelle degli altri clienti;
• non sono condivise con altri clienti;
• sono accessibili solo agli utenti autorizzati dal cliente;
• vengono utilizzate per generare output, ricerche e risposte riferite al workspace o al fascicolo dell'utente;
• possono contribuire alla personalizzazione dello stile e del contesto professionale dell'utente, nei limiti configurati e consentiti.

L'utente deve assicurarsi che i documenti caricati nelle banche dati personali siano lecitamente detenuti e trattabili tramite Legalcap.

13. Funzionalità AI, sistemi agentici e personalizzazione dello stile

Legalcap. utilizza sistemi di intelligenza artificiale e funzionalità agentiche per supportare attività legali complesse.

Le funzionalità possono includere:

• analisi automatizzata di documenti;
• ricerca giuridica assistita;
• generazione di bozze di atti, contratti e pareri;
• revisione contrattuale;
• estrazione di clausole e informazioni rilevanti;
• confronto tra documenti;
• organizzazione del materiale per fascicolo;
• interrogazione di documenti tramite chat;
• suggerimenti argomentativi;
• supporto alla costruzione del ragionamento logico-giuridico;
• adattamento progressivo allo stile di scrittura dell'utente o dello studio.

La personalizzazione dello stile serve a rendere gli output più coerenti con il modo in cui l'utente redige atti, contratti, pareri e altri documenti legali.

A tal fine, Legalcap. può analizzare testi, correzioni, preferenze, documenti caricati, scelte redazionali e interazioni dell'utente per generare un profilo stilistico interno al workspace o all’account.

Il profilo stilistico:

• è utilizzato per personalizzare l’esperienza dell’utente;
• non è venduto a terzi;
• non è reso disponibile ad altri clienti;
• non viene utilizzato per assumere decisioni con effetti giuridici sull'utente o su terzi;
• può essere aggiornato, limitato o cancellato secondo le funzionalità disponibili e i diritti previsti dal GDPR.

Gli output generati da Legalcap. sono strumenti di supporto professionale. Non sostituiscono il giudizio dell'avvocato, del consulente o dell'utente qualificato.

L'utente è sempre responsabile della verifica, validazione e decisione finale sull'uso degli output generati dalla piattaforma.

14. Training, fine tuning, benchmarking e miglioramento del prodotto

Legalcap. tutela la riservatezza dei documenti, dei prompt, dei fascicoli, delle banche dati personali e delle informazioni professionali degli utenti.

I prompt, i documenti, i fascicoli e le banche dati personali caricati dagli utenti sono esclusi dal training dei fornitori terzi di modelli di intelligenza artificiale, nei limiti previsti dai contratti stipulati con tali fornitori e dalle configurazioni tecniche adottate.

Legalcap. non utilizza documenti, prompt, fascicoli o banche dati personali degli utenti per addestrare modelli generali condivisi con altri clienti, salvo consenso espresso e separato o previa anonimizzazione irreversibile.

The Formula AI S.R.L. può utilizzare dati statistici, feedback, metriche aggregate, dati anonimizzati o contenuti privati di elementi personali e riservati per:

• verificare la qualità degli output;
• effettuare benchmarking interno;
• migliorare funzionalità, sicurezza e affidabilità;
• correggere errori;
• sviluppare nuove funzionalità;
• misurare performance e accuratezza.

Quando sono utilizzati dati anonimizzati, questi non consentono di identificare, direttamente o indirettamente, l'utente, i suoi clienti o altri terzi.

15. Monitoraggio tecnico, metriche d'uso e supporto proattivo

Legalcap può monitorare con strumenti tecnici e automatizzati l'efficienza del servizio e le interazioni con la piattaforma.

Il monitoraggio può riguardare:

• funzionalità utilizzate;
• frequenza di utilizzo;
• errori tecnici;
• tempi di risposta;
• eventi di sistema;
• difficoltà di utilizzo;
• interruzioni di processo;
• feedback e valutazioni fornite dall'utente.

Questi dati sono utilizzati per:

• garantire il funzionamento della piattaforma;
• individuare e correggere problemi tecnici;
• migliorare l'esperienza utente;
• offrire supporto o formazione sull'utilizzo del prodotto;
• sviluppare funzionalità più efficaci.

Ove possibile, tali analisi sono effettuate su dati aggregati o anonimizzati. Il contenuto dei prompt e dei documenti non viene reso visibile agli operatori interni se non nei casi strettamente necessari, ad esempio su richiesta dell'utente per assistenza tecnica o per esigenze di sicurezza, e comunque secondo criteri di minimizzazione e riservatezza. La base giuridica è il legittimo interesse a migliorare il servizio, prevenire difficoltà di utilizzo e garantire sicurezza e affidabilità.

16. Collaborazione, workspace, fascicoli e utenti invitati

Legalcap. consente di organizzare il lavoro in workspace, fascicoli e raccolte documentali. L'utente o il cliente può invitare altri utenti a collaborare.

In tal caso, possiamo trattare:

• nome, email e ruolo degli utenti invitati;
• permessi e livelli di accesso;
• appartenenza a workspace, team o fascicoli;
• attività svolte nella piattaforma;
• commenti, modifiche, prompt, output e interazioni;
• log tecnici e cronologia di accesso.

I dati sono trattati per:

• consentire la collaborazione;
• gestire ruoli e autorizzazioni;
• garantire sicurezza e tracciabilità;
• impedire accessi non autorizzati;
• fornire supporto tecnico;
• dimostrare l’adempimento contrattuale.

Il cliente è responsabile della corretta configurazione degli inviti, dei permessi e degli accessi ai fascicoli. Gli utenti invitati possono visualizzare dati, documenti e output secondo le autorizzazioni loro attribuite.

17. Comunicazioni informative, formative e commerciali

Durante il rapporto contrattuale, il periodo di prova o le trattative precontrattuali, possiamo inviarti comunicazioni informative e operative relative a Legalcap.

Tali comunicazioni possono riguardare:

• attivazione dell'account;
• funzionalità disponibili;
• aggiornamenti di prodotto;
• rilascio di nuove funzioni;
• indicazioni formative sull'uso della piattaforma;
• suggerimenti per utilizzare meglio Legalcap;
• problemi tecnici o di sicurezza;
• rinnovi, pagamenti, fatturazione e aspetti amministrativi.

La base giuridica è l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, oppure il nostro legittimo interesse a garantire il corretto utilizzo e miglioramento del servizio.

Possiamo inoltre inviarti comunicazioni commerciali, promozionali, inviti a eventi, materiali o offerte relative a Legalcap. o ad altri prodotti di The Formula AI S.R.L., nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

Puoi opporti in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni commerciali utilizzando il link di disiscrizione presente nell'email o scrivendo a info@legalcap.ai

18. Supporto clienti, anche tramite AI

Possiamo utilizzare strumenti di supporto clienti, inclusi sistemi basati su intelligenza artificiale, per rispondere più rapidamente alle tue richieste.

Il sistema può analizzare automaticamente il contenuto della tua richiesta per identificare il problema, proporre una risposta o indirizzare la richiesta al team umano competente.

I dati trattati possono includere:

• nome;
• email;
• dati dell'account;
• lingua;
• browser;
• sistema operativo;
• timezone;
• contenuto delle conversazioni;
• allegati eventualmente inviati al supporto.

La base giuridica è l'esecuzione del contratto, quando il supporto è necessario per fornirti assistenza, oppure il consenso ove richiesto per specifiche funzionalità automatizzate.

Se ritieni che una risposta automatizzata sia inesatta, incompleta o pregiudizievole, puoi richiedere una revisione umana scrivendo a info@legalcap.ai

19. Videochiamate, demo e trascrizioni

Nel corso di demo, call commerciali, onboarding, formazione o supporto, potremmo trattare dati personali condivisi durante la chiamata.

Tali dati possono includere:

• nome e cognome;
• email;
• ruolo professionale;
• voce;
• immagine;
• contenuti condivisi in call;
• domande, richieste e informazioni relative all'utilizzo di Legalcap.

Se una videochiamata viene registrata o trascritta, ciò verrà segnalato ai partecipanti prima o durante la chiamata.

Le registrazioni o trascrizioni possono essere utilizzate per:

• tenere traccia delle trattative;
• redigere appunti;
• gestire richieste commerciali o tecniche;
• migliorare il supporto;
• documentare accordi o richieste dell'utente.

La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, oppure il legittimo interesse a documentare correttamente la relazione con il cliente. L'utente può chiedere di interrompere la registrazione o la trascrizione, salvo che la conservazione sia necessaria per obblighi di legge o tutela dei diritti.

20. Candidature e collaborazioni

Se invii una candidatura per lavorare o collaborare con The Formula AI S.R.L. o Legalcap., trattiamo i dati personali contenuti nel CV, nel portfolio, nella lettera di presentazione, nel profilo LinkedIn e nelle comunicazioni successive.

I dati possono includere:

• nome e cognome;
• email;
• numero di telefono;
• esperienze professionali;
• formazione;
• competenze;
• link a profili professionali;
• informazioni contenute nel CV o nel portfolio;
• eventuali dati necessari per adempiere a obblighi di legge in materia di lavoro.

Ti invitiamo a non inserire nel CV categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, salvo che siano strettamente necessarie, ad esempio per l'applicazione della normativa sul collocamento mirato.

Trattiamo i dati per:

• valutare la candidatura;
• gestire il processo di selezione;
• contattarti;
• formulare eventuali offerte;
• adempiere a obblighi di legge.

La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali, il legittimo interesse alla selezione di personale qualificato e, ove applicabile, l'obbligo legale.

21. Comunicazione dei dati a terzi

Possiamo comunicare dati personali a terzi solo quando necessario per fornire Legalcap., adempiere a obblighi legali, proteggere i nostri diritti o garantire la sicurezza dei Servizi.

I destinatari possono includere:

• provider hosting, cloud e infrastruttura;
• provider database e storage;
• provider di modelli AI e infrastrutture di elaborazione AI;
• provider di autenticazione;
• provider di pagamento;
• banche e istituti di credito;
• strumenti CRM, email e marketing;
• strumenti di analytics;
• strumenti di customer support;
• consulenti legali;
• consulenti fiscali, revisori e commercialisti;
• fornitori di servizi di recruitment;
• società del gruppo o partner operativi di The Formula AI S.R.L., ove applicabile;
• autorità pubbliche, autorità di vigilanza, autorità giudiziarie o forze dell'ordine, quando richiesto dalla legge;
• utenti invitati nel workspace o fascicolo, secondo le autorizzazioni impostate dal cliente.

I fornitori che trattano dati personali per nostro conto sono vincolati da accordi di trattamento dati conformi al GDPR.

Per l’erogazione di alcune funzionalità AI, Legalcap può avvalersi di fornitori terzi di modelli o infrastrutture di intelligenza artificiale. Tali fornitori sono selezionati e contrattualizzati in modo da limitare l'utilizzo dei dati alle finalità necessarie alla fornitura del servizio e, ove applicabile, escludere l'uso dei prompt e dei documenti degli utenti per il training dei loro modelli.

Puoi richiedere maggiori informazioni sulle categorie di fornitori scrivendo a info@legalcap.ai

22. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni fornitori o subfornitori utilizzati da Legalcap. possono essere situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi, i trasferimenti internazionali di dati avvengono nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR e sulla base di garanzie adeguate, tra cui:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea;
• misure tecniche e organizzative supplementari, ove necessarie;
• altri strumenti previsti dal GDPR.

Ove possibile, Legalcap. privilegia infrastrutture e conservazione dei dati nello Spazio Economico Europeo. I dati non saranno trasferiti a terzi per finalità incompatibili con quelle indicate nella presente Privacy Policy.

23. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti, salvo obblighi di conservazione più lunghi previsti dalla legge.

Alla scadenza dei termini di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati in forma bloccata ove necessario per adempiere a obblighi legali o tutelare diritti.

24. Aggiornamento dei dati personali

Ti chiediamo di mantenere aggiornati i tuoi dati personali.

Dichiari e garantisci che i dati forniti a Legalcap. sono corretti, aggiornati, veritieri e pertinenti.

Puoi aggiornare i dati del tuo account tramite le funzionalità disponibili nella piattaforma o contattandoci a info@legalcap.ai.

25. Sicurezza dei dati

Legalcap adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione.

Considerata la natura legale, professionale e potenzialmente sensibile dei dati trattati, Legalcap. applica misure rafforzate di sicurezza, tra cui:

• cifratura dei dati in transito;
• cifratura dei dati a riposo, ove applicabile;
• controlli di accesso basati su ruoli e autorizzazioni;
• segregazione logica di workspace, fascicoli e banche dati personali;
• autenticazione sicura;
• monitoraggio degli accessi e degli eventi di sicurezza;
• logging tecnico;
• procedure interne di gestione degli incidenti;
• limitazione degli accessi interni secondo il principio del need-to-know;
• misure di backup e continuità operativa;
• valutazione dei fornitori che trattano dati personali;
• accordi di riservatezza con personale e collaboratori autorizzati;
• misure per ridurre l'esposizione non necessaria di dati sensibili, giudiziari o riservati.

Gli utenti possono contribuire alla sicurezza scegliendo password robuste, proteggendo le credenziali, limitando gli inviti ai soli soggetti autorizzati e configurando correttamente i permessi di accesso ai fascicoli, ai workspace e alle banche dati personali.

Sebbene adottiamo misure adeguate e rafforzate, nessun sistema informatico può garantire sicurezza assoluta.

26. Processi automatizzati e controllo umano

Legalcap utilizza sistemi di intelligenza artificiale per generare output, suggerimenti, analisi e bozze.

Tali output non producono automaticamente effetti giuridici sugli interessati e non costituiscono decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Gli output sono strumenti di supporto e devono sempre essere verificati da un operatore umano qualificato prima di essere utilizzati in ambito professionale, giudiziale, stragiudiziale o contrattuale.

Legalcap può fornire fonti, riferimenti, passaggi argomentativi o elementi di verifica quando disponibili, in modo da facilitare il controllo da parte dell'utente.

Le eventuali attività di selezione del personale non sono svolte tramite decisioni esclusivamente automatizzate.

27. Diritti dell'utente

Puoi esercitare i diritti previsti dal GDPR scrivendo a info@legalcap.ai.

Potremmo chiederti di verificare la tua identità prima di dare seguito alla richiesta.

Hai diritto di:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei tuoi dati personali;
• accedere ai dati personali e alle informazioni relative al trattamento;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti;
• chiedere l'integrazione dei dati incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall'art. 17 GDPR;
• chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 GDPR;
• opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare;
• ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che ti riguardano, nei casi e nei limiti previsti dall'art. 20 GDPR;
• trasmettere tali dati a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca;
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sulla tua persona.

Risponderemo alle richieste entro i termini previsti dal GDPR, di regola entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe consentite dalla normativa applicabile.

Quando The Formula AI S.R.L. tratta dati per conto del cliente in qualità di responsabile del trattamento, le richieste relative ai dati di terzi contenuti nei documenti caricati dovranno essere indirizzate, di regola, al cliente titolare del trattamento. In tali casi collaboreremo con il cliente secondo quanto previsto dal Data Processing Agreement.

28. Reclami

Se hai domande sul trattamento dei tuoi dati personali o desideri esercitare i tuoi diritti, puoi contattarci a:

info@legalcap.ai

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

29. Informazioni aggiuntive per residenti in California

Questa sezione si applica solo agli utenti residenti in California, ove il California Consumer Privacy Act, come modificato, sia applicabile.

Ai sensi della normativa privacy della California, possiamo raccogliere le seguenti categorie di informazioni personali:

• identificativi, come nome, email, indirizzo IP e identificativi online;
• dati dell'account e del profilo;
• informazioni commerciali, come piano acquistato e cronologia dei pagamenti;
• informazioni professionali, come ruolo, studio o organizzazione;
• informazioni sull'attività internet o di rete;
• dati di geolocalizzazione approssimativa;
• contenuti forniti dall'utente, inclusi documenti, prompt, fascicoli e comunicazioni;
• inferenze relative a preferenze d'uso o stile di scrittura;
• informazioni personali sensibili, solo se contenute nei documenti caricati dall'utente o necessarie per fornire il servizio richiesto.

Non utilizziamo né divulghiamo informazioni personali sensibili per finalità diverse da quelle consentite dalla normativa applicabile, tra cui:

• fornire i Servizi richiesti;
• garantire sicurezza e integrità;
• prevenire frodi o condotte illecite;
• adempiere a obblighi legali;
• gestire il supporto;
• fornire servizi tramite fornitori vincolati da obblighi contrattuali.

I residenti in California possono avere diritto a:

• conoscere le categorie di dati raccolti;
• accedere ai dati personali;
• richiedere la cancellazione;
• richiedere la correzione;
• opporsi alla vendita o condivisione dei dati, ove applicabile;
• non subire discriminazioni per l'esercizio dei diritti.

Legalcap non vende dati personali in senso tradizionale. Alcune tecnologie pubblicitarie o di analytics potrebbero tuttavia essere considerate “sharing” o “sale” secondo la normativa californiana, ove applicabile. Per esercitare i tuoi diritti, puoi scrivere a: info@legalcap.ai